Rechnung schreiben - Rechnungsvorlage
Rechnungen von Unternehmen oder Selbstständigen müssen bestimmte Pflichtangaben erfüllen. Bei Rechnungen wird zwischen dem Inland, dem EU-Ausland und Drittstaaten unterschieden. Neben den Angaben zum Unternehmen und Kunden, müssen auch etwa eine einzigartige, fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistung und der Betrag in Brutto und Netto, sowie die Umsatzsteuer enthalten sein.
Übersicht
- Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben und Pflichten erfüllen. Diverse Pflichtangaben sind notwendig.
- Auf jeder Rechnung müssen neben den eigenen und Kundendaten und dem Betrag auch die konkreten erbrachten Leistungen, sowie der Leistungszeitraum enthalten sein.
- Eine Rechnungsnummer muss einzigartig und fortlaufend sein.
- Zusatzangaben, wie Skonto oder Rabatte, können ebenfalls einfach aber klar definiert auf der Rechnung platziert werden.
- Die Rechnungen müssen in der Regel für eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.
In Deutschland sind Unternehmer dazu verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie eine Leistung für ein Unternehmen oder eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft erbracht haben. Dies muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung erfolgen.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen innerhalb der EU gilt eine kürzere Frist – die Rechnung muss bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden. Für Leistungen an Privatpersonen gibt es in der Regel keine Rechnungspflicht, außer es handelt sich um Arbeiten an Grundstücken oder Gebäuden.
Auch Gutschriften, die vom Empfänger der Leistung erstellt werden, gelten als Rechnungen. In diesem Fall muss das Dokument ausdrücklich als „Gutschrift“ gekennzeichnet sein.
Pflichtangaben in einer Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Adresse des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer.
- Beschreibung der Menge und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
- Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen.
- Hinweise auf Minderungen des Entgelts wie Skonto oder Rabatt.
- Steuersatz sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Bei Gutschriften muss der Begriff „Gutschrift“ enthalten sein.
- Eventueller Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers.
Diese Angaben sind auf allen Rechnungen notwendig, die über 250 Euro brutto ausgestellt werden. Für Kleinbetragsrechnungen unterhalb dieser Grenze gibt es Erleichterungen, um den Aufwand zu reduzieren.
Rechnungsvorlage (Muster)
Mit dem kostenlosen Muster bzw. der Rechnungsvorlage als Word-Datei kann man schnell und einfach eine Rechnung erstellt, die die Pflichtangaben erfüllt.
Beispiel-Rechnung:
Eine Rechnung kann beispielsweise wie folgt aussehen:
[Name, Anschrift und Steuernr. / USt.Id.Nr.]
Rechnung
[Rechnungsnummer]
[Rechnungsdatum]
[Leistungsdatum / Lieferdatum]
[Kundendaten / Rechnungsadresse]
Leistungsübersicht
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis (€) | Gesamtpreis (€) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Leistungsbeschreibung] | [Anzahl] | [Preis] | [Gesamtpreis] |
| 2 | [Weitere Leistungsbeschreibung] | [Anzahl] | [Preis] | [Gesamtpreis] |
| ... | ||||
| Zwischensumme | [Betrag] | |||
| Umsatzsteuer [Steuersatz] % | [Betrag] | |||
| Gesamtbetrag | [Betrag] |
Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag von [Betrag in €] bis zum [Zahlungsziel, z. B. "14 Tage nach Rechnungsdatum"] auf folgendes Konto: [Bankdaten]Hier können weitere Hinweise oder Anmerkungen stehen, z.B. bei Skonto, Mahngebühren oder besonderen Vereinbarungen.
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Einführung der E-Rechnung ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht eingeführt. Das bedeutet, dass alle inländischen B2B-Umsätze in einem strukturierten elektronischen Format (EN16931) abgerechnet werden müssen. Die elektronische Rechnung ersetzt damit in vielen Fällen die herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Diese Umstellung bringt Vorteile wie Papierersparnis und effizientere Prozesse.
Vollständiger Name und Adresse
Die Rechnung muss den Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers sowie des Kunden enthalten. Diese müssen eindeutig zuordenbar sein, wobei es keine Rolle spielt, ob an dieser Adresse das Unternehmen seine Tätigkeit ausübt.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Jede Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Leistungserbringers aufweisen. Die Umsatzsteuer-ID kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss einzigartig sein und eine lückenlose Reihenfolge ermöglichen. Verschiedene Nummernkreise für unterschiedliche Bereiche des Unternehmens sind erlaubt.
Zeitpunkt der Leistung
Der Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben sein. Bei einer Rechnung über Anzahlungen genügt ein Hinweis darauf, dass die Leistung noch nicht erbracht wurde.
Entgelt und Steuer
Das Entgelt ist der Nettobetrag der Leistung. Bei Vereinbarungen wie Rabatten oder Skonti sollte dies in der Rechnung vermerkt sein. Zudem muss der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung aufgeführt werden.
Rechnungen ins Ausland
Bei der Rechnungsstellung ins Ausland, insbesondere in EU-Länder, gibt es einige Besonderheiten und zusätzliche Anforderungen, die Unternehmer kennen sollten. Je nach Empfängerland und Leistungsart gelten unterschiedliche umsatzsteuerliche Regelungen.
Rechnungen innerhalb der EU
Für Leistungen an Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) gelten besondere Vorschriften:
- Umsatzsteuer-ID beider Parteien: In der Rechnung müssen sowohl die Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers als auch die des Leistungsempfängers im EU-Ausland stehen. Die Umsatzsteuer-ID kann über das sogenannte „VIES-System“ (VAT Information Exchange System) validiert werden, um sicherzustellen, dass der Geschäftspartner steuerlich registriert ist.
- Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlicher Lieferung: Erfolgt eine Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat, ist diese in der Regel steuerfrei. Das sollte auf der Rechnung vermerkt sein – etwa mit dem Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ gemäß § 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG.
- Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten Dienstleistungen innerhalb der EU wird die Umsatzsteuer durch den Leistungsempfänger im Ausland abgeführt (Reverse-Charge-Verfahren). Der Rechnungsaussteller stellt die Rechnung netto aus und verweist darauf, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Ein üblicher Vermerk lautet beispielsweise: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Zusammenfassende Meldung (ZM): Bei Lieferungen oder Leistungen ins EU-Ausland muss zusätzlich zur Umsatzsteuervoranmeldung eine „Zusammenfassende Meldung“ (ZM) erstellt und an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden. Diese enthält Angaben zu den Umsatzsteuer-IDs der Geschäftspartner und zu den getätigten Umsätzen.
Rechnungen außerhalb der EU (Drittländer)
Für Lieferungen und Leistungen in Nicht-EU-Staaten (Drittländer) gelten andere Regelungen:
- Ausfuhrlieferungen: Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Hier ist es notwendig, auf der Rechnung den Hinweis „steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG“ zu vermerken. Zusätzlich sind Ausfuhrdokumente als Nachweis erforderlich, um die Steuerbefreiung gegenüber dem Finanzamt zu belegen.
- Dienstleistungen: Bei Dienstleistungen ins Nicht-EU-Ausland muss geprüft werden, ob die Leistung im Empfängerland besteuert wird. Meist handelt es sich auch hier um eine „Reverse-Charge-Regelung“, bei der die Steuer im Land des Leistungsempfängers gezahlt wird. Der Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren sollte in der Rechnung enthalten sein.
Währung und Sprache
Rechnungen ins Ausland können auch in Fremdwährung ausgestellt werden. Allerdings sollte in diesem Fall der Umsatzsteuerbetrag zusätzlich in Euro ausgewiesen werden, sofern Umsatzsteuer anfällt. Es ist ebenfalls sinnvoll, die Rechnung in einer Sprache zu verfassen, die der Empfänger versteht – in den meisten Fällen Englisch. Dennoch kann es notwendig sein, bestimmte Formulierungen in der Landessprache zu ergänzen, insbesondere steuerliche Hinweise.
Aufbewahrungspflichten
Rechnungen, die ins Ausland ausgestellt werden, unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Rechnungen für inländische Geschäfte. Sie müssen zehn Jahre lang archiviert werden und jederzeit bei einer Steuerprüfung verfügbar sein.
